Online Booking Grundlagen




Grundsätzliche Vorüberlegungen für den Salon


Welche Mitarbeiter möchte ich zum Booking anmelden? Alle, oder nur bestimmte?

Welcher Name und Infotext soll bei jedem Booking-Mitarbeiter angezeigt werden?

Welche Dienstleistungen möchte ich über das Booking verkaufen? Möchte ich für das Booking meine vorhanden Kassenposition benutzten, oder lege ich neue Kassenpositionen dafür an? Standard=Neue Kassenpostionen


Jeder Kunde kann eine Hauptdienstleistung (Service) auswählen.

Wenn der Service noch Unterdienstleistungen hat (Service Plus), kann der Kunde sich noch eine Erweiterung dazu wählen.




Sind meine Preise abhängig von der Haarlänge des Kunden? (kurz,mittel,lang)


Der Preis von-bis Euro bedeutet, das es hier eine Abhängigkeit gibt.


Wenn Sie eine Preisliste mit Haarlängen haben, definieren Sie in der Beschreibung der Haarlänge, genau wie der Kunde seine Haarlänge erkennen kann. Damit vermeiden Sie falsche Buchungen.



Welche Stornierungsbedingungen habe ich? Bis wann kann der Kunde seinen Termin stornieren? Wie kann die Stornierung durchgeführt werden? (Telefonisch). Was passiert wenn der Kunde nicht erscheint? (Rechnung)


Möchte ich noch Einfluss auf die Bookings haben? Passt mir der Termin überhaupt rein, oder ich möchte diesen noch verschieben, dann bestätigen Sie die Termine Manuel.  Oder finde ich die automatische Bestätigung praktischer? Dann brauche ich nichts mehr zu machen, alles geht von alleine. Standard=Manuelle Bestätigung 


Wie weit in die Zukunft möchte ich Booking-Termine annehmen? 7 Tage, 14 Tage oder einen Monat. Standard=14 Tage


Wie lang ist die kleinste Dauer, eines Leerraums, der dem Kunde angeboten werden kann? Wenn Sie eine Dauer von bspw. 60 Minuten wählen, werden Leerräume im Terminplan unter 60 Min. nicht mehr exportiert und sind somit nicht Online-Buchbar.  Standard=30 Min.


Kann der Kunde beim buchen seinen Termin mit Paypal bezahlen? Standard=Kein Paypal




Vorbedingungen

Salon muss vorher

Das SMS Modul aktiveren, falls noch nicht geschehen.

Neue Dienstleistungen für das Booking in der Kasse anlegen.

Das Booking aktivieren und die Booking-Grunddaten anlegen und zur API übertragen.




Grundsätzlicher Ablauf

Der tägliche Ablauf im Salon, wenn der Kunde einen Online-Termin bucht.

Wenn das Booking läuft, kann ganz normal in (b)FlowStudio gearbeitet werden. Wenn neue Bookings vorhanden sind, werden diese automatisch importiert und in den Terminplan eingetragen. Der Bookingkunde wird in (b)FlowStudio in einem Stammkunde gespeichert. Diese importierten Termine sind dann noch unbestätigt und blinken gelb. Durch einen klick, vom Mitarbeiter, auf "Termin mit SMS bestätigen", bestätigt diesen Termin für den Kunden. Dieser Termin ist jetzt ein normaler Termin und zeigt nur noch einen gestrichelten Rand und als Infotext zeigt dieser jetzt, den Bookingcode und die Dienstleistungsauswahl. Die vom Kunde ausgesuchten Dienstleistungen werden außerdem in einem Warenkorb gespeichert. Gehen Sie mit diesem Termin zur Kasse, werden die Einzelpositionen aus dem Warenkorb automatisch auf dem Kassenzettel sein. Zeihen Sie diesen Termin einfach in der Kasse ab, ganz wie bei einem normalen Termin.


Der Ablauf, wenn der Kunde bucht mit Paypal bezahlt.

Der Ablauf ist der gleiche wie vorher. Bis zu dem Punkt der Bestätigung. Ein mit Paypal bezahlter Termin kann nur bei geöffneter Kasse bestätigt werden. Ist die Kasse geöffnet und der Termin wird vom Mitarbeiter bestätigt, wird automatisch ein Kassenvorgang durchgeführt. Dabei wird der Warenkorb in einen Kassenzettel gespeichert und mit der TSE signiert. Als Zahlungsquelle wird BANK gewählt. Die Umsätze die mit Paypal generiert werden sind in allen Auswertungen enthalten, wirken sich aber nicht auf den Kassenbestand aus. Die Kundendaten wie Name und Adresse werden von dem verwendeten Paypal-Account übernommen.


Der Ablauf mit automatischer Bestätigung.

Wenn die automatischer Bestätigung ausgewählt wurde, muss nichts mehr vom Mitarbeiter bestätigt werden. Neue Buchungen kommen von der API in den Terminplan. (b)FlowStudio akzeptiert die Buchung sofort und verschickt die Bestätigungs-SMS eigenständig.




Ablauf der Komponenten


  • Der Salon aktiviert das Booking in BFS

(Dieser Schritt muss einmalig durchgeführt werden und benötigt das Kundenpasswort.)


  • Jeder Salon erstellt einen Datensatz mit seinen Grunddaten in BFS und überträgt diesen zur API.

1. Basics: Name, Adresse, Infos.

2. Mitarbeiter: Eine Auswahl von Mitarbeitern die zum Booking zur Verfügung stehen.

3. Dienstleistungen: Eine Auswahl von Dienstleistungen.

4. Stornierungsbedingungen

5. Paypal Daten, wenn gewünscht.

(Dieser Schritt muss einmalig durchgeführt werden.)


  • BFS überträgt, nur die Leerräume jedes Mitarbeiters zur API.

(Dieser Schritt wird automatisch ausgeführt, wenn sich Änderungen ergeben.)


  • Der Kunde ruft die BookingAPP auf. Wählte Mitarbeiter, Dienstleistung(en), Terminvorschlag.


  • Der Kunde gibt seine Daten ein und bestätigt die Stornierungsbedingungen.


  • Die BookingAPP meldet die Buchung der API


  • Die API speichert, die Buchung und die Kundendaten. Die API löscht auch den freien Bereich, wo sich jetzt die Buchung befindet, aus den Leerräumen.


  • BFS fragt im Intervall die API nach neuen Buchung ab. Gibt es neue Buchungen, werden diese von der API geladen und in BFS importiert.

Der Status der des Bookings ändert sich von NEU auf IMPORTIERT. Das Booking ist jetzt im Terminplan aber ist noch nicht bestätigt.


  • Der nächste Mitarbeiter der BFS benutzt, sieht sofort das neue Buchungen vorhanden sind. Diese blinken gelb und werden zusätzlich in einer Liste angezeigt.


  • Der noch unbestätigte Termin, wird durch anklicken markiert und über die Taste: Bestätigen mit SMS, von Mitarbeiter bestätigt.


  • BFS meldet der API das der Termin jetzt bestätigt ist. Diese setzt den Status auf BESTÄTIGT.


  • BFS ruft das SMS Sendefenster auf und konfiguriert die Bestätigungs-SMS. 


  • Der Mitarbeiter verschickt die SMS durch klick, jetzt senden.


  • Der Kunde erhält eine SMS mit dem Inhalt: Wir bestätigen ihren Termin, am, um bei. (BookinAPP Link zu ihrer Buchung.)


  • Der Kunde kann auf den Link in der SMS klicken, und wird zur BookingAPP geleitet. Auf der BookinAPP sieht der Kunde dann seinen bestätigten Termin und einen Link, um diesen Termin in seinem Kalender einzutragen.


  • Die API löscht automatisch alle Termine und Kunden die älter sind als Heute und bereits importiert sind.
  • Die API löscht auch alle Kundendaten, wenn der Kunde kein Passwort vergeben hat.



Definitionen:

Salon: Ihr Salon

BFS: (b)FlowStudio, das Programm

Mitarbeiter: Der Benutzter der BFS bedient.

API: Vermittlungsstelle

BookingAPP, Booking: Buchungswebseite

Kunde, Bookingkunde: Der Buchungskunde der online bucht.

Leerraum: Die Zeiten die im Terminplan noch frei sind.